Organiser un événement et le décorer, ce sont deux métiers. Mais pour le client, c’est un seul souvenir. Une logistique parfaite dans une salle sans âme laisse une impression moyenne. Un décor magnifique avec un traiteur en retard aussi. Les event planners qui maîtrisent les deux ont un vrai avantage.
Ce que la décoration apporte à une event planner
- Une prestation plus complète, donc un panier moyen plus élevé.
- Des photos : un beau décor se partage, et chaque photo devient une publicité pour vous.
- Moins d’intermédiaires : vous gardez la maîtrise de l’ambiance au lieu de dépendre d’un prestataire de plus.
- Une signature : un style reconnaissable vous distingue des autres organisatrices de votre ville.
Concevoir une ambiance en quatre étapes
- Le thème : partez de l’objectif de l’événement et de l’identité du client (couleurs d’une marque, goûts d’une famille, saison).
- Le moodboard : rassemblez couleurs, matières, inspirations et exemples sur une page. C’est votre outil de validation avec le client.
- Le plan d’implantation : où placer l’arche d’entrée, le mur photo, les centres de table, la signalétique, en tenant compte de la circulation.
- La fiche technique : dimensions, matériaux, quantités, temps de montage et de démontage. Elle sert à chiffrer, à acheter et à rassurer le lieu.
Acheter, louer ou sous-traiter ?
- Acheter les éléments que vous réutiliserez souvent : structures, supports, vaisselle de présentation, éléments neutres.
- Louer le mobilier volumineux ou très spécifique, pour éviter les frais de stockage.
- Sous-traiter les spécialités (fleurs fraîches, lumière, grandes installations de ballons) quand le volume ou la technicité le justifient.
Au début, limitez les achats. Un stock de matériel coûte cher et prend de la place avant de rapporter.
Le montage et le démontage font partie de la prestation. Chiffrez-les toujours, et vérifiez les horaires d’accès au lieu avant de vous engager.
Chiffrer un décor
Additionnez le matériel (achat amorti ou location), les consommables (ballons, fleurs, impressions), le temps de conception, le temps de montage et de démontage, et le transport. Puis ajoutez votre marge. Un décor n’est jamais « juste quelques ballons » : c’est de la conception, de la logistique et de la manutention.
Pour tous les types de clients
- Particuliers : anniversaires, baptêmes, fêtes de famille, avec des décors personnalisés.
- Entreprises : signalétique et décor aux couleurs de la marque, espace d’accueil, soirée annuelle.
- Centres commerciaux et boutiques : décors de saison, vitrines, espaces photo.
Deux modules de la formation event planner sont consacrés au concept, à la scénographie et à la décoration, avec un modèle de moodboard et de fiche technique.
