C’est la question que toutes les event planners débutantes se posent, et celle sur laquelle elles se trompent le plus souvent : combien facturer ? Il n’existe pas de grille officielle. En revanche, il existe une méthode pour arriver à un prix juste, qui vous fait vivre et que le client comprend.
L’erreur classique : facturer le jour J
Le jour de l’événement est la partie visible de votre travail. Mais avant, il y a les rendez-vous, le brief, le budget, la recherche de prestataires, la conception du décor, les achats, le rétroplanning, les relances, le montage. Après, il y a le démontage, le rangement, la facturation, le bilan.
Si votre prix ne couvre que la journée sur place, vous travaillez gratuitement la plupart du temps.
La méthode en quatre étapes
- Listez toutes les tâches de la prestation, du premier rendez-vous au bilan, et estimez le temps de chacune. Soyez honnête, puis ajoutez une marge pour les imprévus.
- Fixez votre taux horaire à partir de ce que vous voulez gagner, de vos charges (cotisations sociales, assurance, outils, déplacements) et du nombre d’heures réellement facturables dans une année.
- Ajoutez les frais directs : achats de décor, location de matériel, déplacements, sous-traitance.
- Présentez un forfait plutôt qu’un détail heure par heure. Le client achète un résultat, pas des heures.
En micro-entreprise, vos cotisations se calculent sur le chiffre d’affaires, pas sur le bénéfice. Intégrez-les dans votre taux horaire dès le départ.
Particuliers, entreprises, centres commerciaux : trois façons de présenter
- Un particulier veut comprendre ce qu’il achète et connaître le prix total. Un forfait avec ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.
- Une entreprise attend un devis détaillé par poste (organisation, décor, technique, traiteur), souvent comparé à d’autres.
- Un centre commercial ou une enseigne raisonne en budget annuel et en temps forts : proposez une offre par saison, voire un forfait pour plusieurs animations.
Le devis : ce qu’il doit contenir
- Vos coordonnées et votre numéro d’immatriculation
- La description précise de la prestation, la date et le lieu
- Le détail des postes et le prix total, avec la mention de TVA applicable
- La durée de validité du devis
- Les conditions de paiement et d’annulation
Acompte ou arrhes : le mot qui protège votre trésorerie
Avec un particulier, une somme versée d’avance est présumée être des arrhes si rien n’est écrit. Conséquence : le client peut annuler en perdant cette somme, et vous pouvez vous désister en remboursant le double. Avec un acompte, l’engagement est ferme des deux côtés.
Écrivez donc « acompte » noir sur blanc sur le devis et dans le contrat. Entre professionnels, c’est le contrat qui fixe les règles.
Source : Code de la consommation, article L214-1.
Ne bradez pas vos premiers prix
Il est tentant de casser les prix pour décrocher ses premiers clients. Le problème, c’est qu’il est très difficile de les remonter ensuite, et que des prix trop bas attirent les clients les plus exigeants sur le budget. Mieux vaut un prix juste et une prestation irréprochable.
La formation event planner fournit une grille tarifaire, un modèle de devis et un contrat avec clause d’acompte, à adapter à votre activité.
